✅ Pivottabeller

Indholdsfortegnelse

En pivottabel er i det væsentlige en måde at udtrække data på og præsentere dem i en læsbar form. Pivottabeller er en fantastisk måde at forhøre data på og oprette tabeller med oplysninger, der kan opdateres, når rådata ændres!

Arbejdseksempel: du har brug for en tabel, der viser følgende:

Hvor mange stillinger (faktisk FTE) har du i alt
Opdelt efter positionstitel
Opdelt efter beskæftigelsesstatus (Perm/Temp/Casual)

Når du har rådataene, opretter du pivottabellen på dine rådata:

Vælg fra værktøjslinjen Data> Pivottabel og pivottabelrapport …
Klik på Næste

Kontroller, at de data, du vil inkludere i pivottabellen, er fremhævet i Rækkevidde

Klik på Næste
Hvis du vil have din pivottabel vist i et nyt regneark (fane), skal du klikke på afslut. Hvis du ellers vil have det vist i det samme regneark (dvs. - under dataene), skal du klikke på Eksisterende regneark og markere den første celle efter dataene og derefter klikke på afslut

Drejebordets skelet skal vises.

Hvis listen over pivottabeller (vist til højre ovenfor) ikke kan ses, skal du åbne den:
Højreklik på værktøjslinjen (hvor som helst i firkanten nedenfor):

Vælg Pivottabel.
Klik på Vis feltliste

Felterne skal nu være synlige, og du kan trække boksen til højre for at låse den på plads.

Det næste trin er at trække de felter, du har brug for, ind i tabelområderne for at oprette tabellen. Pivottabellens struktur er som følger:

Typisk brug af områderne:

HIDDEN FILTER AREA: Tilbagevendende finansierede stillinger filtrerer

SØLLEUDSKILLELSESOMRÅDE: Positionstype, Beskæftigelsestype, Beskæftigelsesgrundlag, Klassifikation

RÆKKESPARATOROMRÅDE: Organisationsenheder, placeringer, positionstitler

BASEDATAOMRÅDE: Antal ansatte, årsværk

Træk følgende felter ind i områderne: SKJULET FILTEROMRÅDE: Ingen
SØLLEUDSKILLELSESOMRÅDE: Positionstype

RÆKKESPARATOROMRÅDE: Stillingstitel

BASEDATAOMRÅDE: Faktisk årsværk

Pivottabellen skal se sådan ud:

Bemærk, at basedataene som standard er "Count of Actual FTE". Det betyder, at hver position er blevet talt som 1 irrelevant for FTE -værdien. Hvis basisfeltet var Headcount, ville dette være korrekt (da alle værdier ville være 1), men det er FTE -værdier, og de kræver en sum og ikke en tælling.

Hvis du vil ændre basisfeltet til en sum, skal du højreklikke på feltet (omringet nedenfor):

Vælg Feltindstillinger …

Vælg Sum.

Klik på Nummer…

Vælg Nummer og 2 decimaler klik derefter på OK.

Dataene skulle have ændret sig til decimaler.
For at ombestille kolonnerne for positionstype: Højreklik på Casual> Order> Move to End

Du har nu din færdige tabel med kolonnerne i rækkefølgen Permanent, Midlertidig, Casual.

I disse to selvstudier (to dele) lærer du et par fede tips om pivottabeller:

1) Sådan udfyldes de tomme værdier med nuller:Højreklik på basedatafeltet (omringet nedenfor)

Vælg Tabelindstillinger …

Skriv 0 i de tomme celler, vis (omringet nedenfor)

Klik på OK.

Pivottabellen skulle nu have erstattet emnerne med nuller.

2) For at skjule kolonnen Totaler:

Højreklik på basedatafeltet ("Sum of Actual FTE" vist ovenfor)

Vælg Tabelindstillinger …

Fjern markeringen Grand Total for rækker (omringet herunder)

Totalsøjlen skulle nu have været fjernet.

3) Sådan tilføjes et skjult filter til pivottabellen:Træk feltet, der indeholder filteret, ind i det skjulte datafilterområde (dvs. - organisationsenhedsniveau 04)

Klik på pil ned for at vælge organisationsenhedsfilteret. Vælg det nødvendige filter (dvs. - Sport og fritid)

Pivottabellen viser nu kun de positioner i Org unit level 04, Sport And Recreation.

4) For kun at vise udvalgte positionstitler:

Klik på pil ned for at vælge Stillingstitel filter

For at gøre valget lettere skal du trække listen udad, så flere positioner er synlige

Hvis der er mange værdier på listen, og du kun vil have et par stykker, skal du starte med at fjerne markeringen Vis alt (vist nedenfor) for at fravælge alle værdier